Beste automatisierte Empfangsmitarbeitersoftware [2021 Guide]

Best Automated Receptionist Software

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Die Rezeption ist das Gesicht und die Stimme jeder Organisation. Eine automatisierte Rezeptionist Software vereinfacht den gesamten Prozess der Besuchermanagement. Unabhängig davon, ob es sich um den Kunden, den Kandidaten oder den Kunden handelt, ist die Rezeptionistin der erste Ansprechpartner für die Organisation. Das ist der ganze Grund, warum sie für ein Unternehmen genauso wichtig sind wie die Personalabteilung oder die Marketingabteilung .



Daher ist eine Empfangsdame maßgeblich für eine angenehme Erfahrung ab dem Zeitpunkt verantwortlich, an dem der Kunde anruft oder die Organisation betritt. Die gleichzeitige Verwaltung der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, online und bei Anrufen kann jedoch stressig sein.

Verschiedene Büroaufgaben wie Kunden anrufen, Abrechnung, Termine planen usw. können zu ihrem bereits herausfordernden Job beitragen. Dann kommt eine automatisierte Empfangsmitarbeitersoftware zur Rettung.



Hier finden Sie eine kurze Liste einiger der führenden Front-Office-Verwaltungssoftwaresysteme zur Steigerung der Effizienz.

Was sind die besten automatisierten Rezeptionstools für den PC?

Vonage Business Solutions

Front-Office-Management-Software

Vonage Business Solutions , verfügbar als Apps und Downloads, hilft bei der Verbesserung Geschäftsbesprechungen . Diese Cloud-basierte Software für automatisierte Empfangsmitarbeiter lässt sich mühelos mit Webbrowsern, Smartphones und Geschäftsprodukten kombinieren.



Die Vonage Business-Telefonsysteme eignen sich perfekt für mittelständische Unternehmen, die ihr VoIP-Telefonsystem mit Geräten optimieren, die im Internet funktionieren.

Es hilft den Unternehmen auch dabei, eine Verbindung über das Telefon, über Textnachrichten oder Videokonferenzen herzustellen, was den Empfangsmitarbeitern viel Zeit spart.

Zu den Hauptmerkmalen zählen die Anrufansage, die Option 'Nicht stören' oder die Überprüfung der Option zum Verbinden verschiedener Geräte an einer Nebenstelle. Account Manager können Anrufe über das Admin-Portal und verwalten Anrufaufzeichnungen auswerten , Ändern der Sichtbarkeit des Dashboards und mehr.

Sie können auch Rechnungsdetails anzeigen und Einwahlbeschränkungen im Portal beheben. Neben Desktop-Lösungen können Benutzer auch die mobile App für den einfachen Zugriff herunterladen. Es kann auch mit Google, Outlook oder CRM synchronisiert werden.

Preis: ab 19,99 USD.

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GoCanvas

Front-Office-Management-Software

Dateneingabe und Kontaktverwaltung sind einer der entscheidenden Aspekte des Personals an der Rezeption. GoCanvas ist eine der besten Front-Office-Verwaltungssoftware, mit der Benutzer ihre Arbeit in wenigen Minuten erledigen können.

Es bietet leistungsstarke Funktionen für Unternehmen, mit denen Benutzer unbegrenzt viele Formulare erstellen und ausfüllen können. Als Bonus können Benutzer auch unbegrenzt Daten speichern.

Es bietet ein Drag & Drop-Tool, mit dem Benutzer ihre eigenen mobilen Apps erstellen können ohne Codierung oder Programmierung . Außerdem können Benutzer mit nur einem Klick Bilder zur Überprüfung von Werkzeugen oder zur Überwachung von Nashörnern aufnehmen.

Darüber hinaus kann es helfen, einen Kundenauftrag zu bestätigen, indem Sie einfach eine Signatur auf Ihrem Smartphone erhalten.

Canvas hilft auch bei Berechnungen, um den Bestellpreis korrekt zu schätzen. Was ist mehr? Mit GPS-Tracking werden Benutzer über die Ausrüstung oder den Standort der Teammitglieder informiert.

Barcode-Scannen Mit einem Klick sind die nahtlose Assimilation mobiler Zahlungen und das Hochladen der Kundendatenbank in die anderen Apps weitere bemerkenswerte Funktionen.

Preis: kostenlose Testversion verfügbar; Die Version auf Unternehmensebene beginnt bei 45 US-Dollar.

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Greetly Digital Receptionist

Front-Office-Management-Software

Greetly Digital Receptionist ist eine App zum Einchecken von Besuchern, mit der Benutzer mehr erledigen können. Die Verwaltung ist ein kritischer und komplexer Bestandteil jeder Organisation und vereinfacht den Workflow durch Automatisierung.

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Von der Verwaltung der Rezeption über die Festlegung von Besprechungen bis hin zum Reiseplan vereinfacht diese Software das Multitasking und spart Zeit.

Diese Front Büromanagement-Software beabsichtigt, Geld zu sparen, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig ein hohes Maß an Anpassung zu bieten. Es arbeitet mit einem Cloud-basierten Besucherprotokoll und ist für zusätzlichen Komfort immer verfügbar.

Darüber hinaus werden sofortige Benachrichtigungen über eine Sprachnachricht, E-Mails, Textnachrichten oder mithilfe von Slack gesendet.

Preis: 14 Tage kostenlose Testversion verfügbar; beginnt bei 99 $ / Monat.

  • Anmerkung des Herausgebers: Wenn Sie an anderer Kundensoftware interessiert sind, lesen Sie unsere große Sammlung von Leitfäden .

Jive Voice

Jive Stimme ist eine weitere Cloud-basierte und integrierte automatisierte Aufzeichnung Front-Office-Management-SoftwareDiese Empfangsmitarbeitersoftware eignet sich für verschiedene Unternehmen jeder Größe. Von Voicemail-Boxen bis hin zu Software für virtuelle Empfangsmitarbeiter bietet es eine Reihe von gehosteten VoIP-Suiten. Dieses automatische Vermittlungssystem verwaltet und aktualisiert das Telefonsystem in Echtzeit. Dies kann von einem internetgestützten Gerät über die Jive-Website aus erfolgen.

Der visuelle Wählplan-Editor der App unterstützt die Einrichtung des Telefonsystems auf erstaunliche Weise. Es hilft beim Erstellen von Vorlaufplänen mithilfe eines benutzerdefinierten Wählplans, der automatisch aktiviert wird, sobald der Benutzer das Programm verlassen hat. Benutzer können auch benutzerdefinierte Begrüßungen hinzufügen und gleichzeitig den Zeitplan für den gesamten Tag auf einmal hinzufügen.

Eine weitere wichtige Funktion ist Find Me / Follow Me, mit der Benutzer eingehende Anrufe in einer bestimmten Anordnung an mehrere Telefone weiterleiten können. Dies hilft einzelnen Benutzern, einen exklusiven Anrufverlauf aufzubauen, während sie zu ihrer Nebenstelle wechseln.

Preis: ab 19,95 USD.

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Hootsuite

Bei der Verwaltung der Rezeption geht es nicht nur darum, Anrufe zu bearbeiten oder Besucher zu verwalten. Es geht aber auch darum, eine Kundendatenbank zu finden und zu erstellen. Eine der besten Möglichkeiten ist dies heute Sozialen Medien .

Hootsuite ist zweifellos eine der führenden Software, mit der Benutzer ihre sozialen Medien an einem Ort verwalten können. Auf diese Weise fungiert es gleichzeitig als wettbewerbsfähige Front-Office-Verwaltungssoftware, mit der Empfangsmitarbeiter auf die sozialen Medien zugreifen können.

Die Software soll Zeit sparen, indem sie Benutzern hilft, ihre sozialen Beiträge zu planen. Es hilft ihnen, jederzeit auf Social Media-Plattformen aktiv zu bleiben, indem automatisch mehrere Posts auf allen Social Accounts gleichzeitig geplant werden.

Außerdem werden Benutzer mit vorautorisierten Inhalten auf dem Laufenden gehalten, die das Team veröffentlichen kann. Die Daten werden in der vom Benutzer bevorzugten Cloud-Datei gespeichert.

Was ist mehr? Außerdem können Benutzer die Wirkung von Social-Media-Werbeaktionen anhand detaillierter Berichte abschätzen. Darüber hinaus können Benutzer Social-Media-Chats mithilfe von Hashtags, Schlüsselwörtern und Standort suchen und filtern.

Benutzer können Konversationen in mehreren Sprachen finden. Dies hilft ihnen, einen Einblick zu bekommen, was andere über ihre Marke usw. sprechen.

Preis: 30 Tage kostenlose Testversion verfügbar; danach bei 5,99 $ / Monat festgesetzt.

Entgegen der landläufigen Meinung hat eine Empfangsdame an der Rezeption eine Menge zu erledigen. Von der Besucherverwaltung über die Teilnahme an Kundenanrufen, die Planung von Besprechungen, Mittagessen oder Reiserouten bis hin zur Verwaltung der Kundendatenbank muss noch viel getan werden.

Dies sind einige der am besten automatisierten Empfangsmitarbeitersoftware, mit denen sie Zeit sparen und die Dinge vereinfachen können. Beginnen Sie also mit der Implementierung in Ihrem Unternehmen, um die Produktivität zu steigern.

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Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel wurde ursprünglich im Februar 2019 veröffentlicht und im November 2020 überarbeitet und aktualisiert, um Frische, Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
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